Medidas preventivas
Selección de clientes
La primera medida que se debe tomar para evitar la morosidad es seleccionar cuidadosamente nuestros clientes. Cuando comenzamos en el sector de la traducción profesional, es muy tentador aceptar trabajos de cualquier cliente potencial. No obstante, debemos resistir dicho impulso. Este esfuerzo inicial nos evitará muchas pérdidas de tiempo y quebraderos de cabeza en el futuro y a la hora de cobrar.
El primer paso es investigar «a fondo» al cliente. Una buena forma de hacerlo es visitar sus oficinas. Esto nos permitirá tener una idea más objetiva acerca de su solvencia y potencial. Si no nos fuese posible visitarlo in situ, tendremos que recoger la máxima información fidedigna posible acerca del mismo: inscripción en el registro mercantil, páginas web, números de teléfono, bases de datos de prestigio profesional como el Blue Board de Proz o las listas de comportamiento de pago como Payment Practices , etc. Sólo debemos aceptar peticiones de un cliente, cuando los datos recopilados y, sobre todo, nuestro «instinto empresarial», nos confirmen que se trata de un cliente sólido y solvente.
Por último, no está de más recordar que nunca debe aceptarse un encargo de un cliente que utiliza una dirección de correo electrónica gratuita como gmail, hotmail, etc. Lo más probable es que se trate de un fraude.
Contratos y órdenes de compra
Antes de empezar un trabajo, se debe obtener del cliente un contrato o una orden de compra legalmente válidos. Un contrato escrito no sólo nos proporciona protección legal. También le proporciona garantías legales al cliente.
Un contrato debe describir sólo los términos que se hayan acordado con el cliente:
- servicios y plazos de entrega acordados
- importes, modalidades de pago y fechas de vencimiento acordadas
- garantías y otras responsabilidades legales acordadas de ambas partes
- fecha de terminación y circunstancias en las que se puede rescindir el contrato
Es innecesario que un contrato esté lleno de jerga jurídica. Aunque, no está de más consultar un abogado para asegurarnos de que nuestro contrato inicial esté redactado claramente y sea legalmente válido. Posteriormente podremos adaptarlo, mediante pequeñas modificaciones, a nuestras necesidades para cada cliente individual.
Seguimiento de la gestión empresarial
Actualmente, ya no es viable realizar un seguimiento de nuestra gestión empresarial con la ayuda de una hoja Excel o de un archivo MS-Word y unos cuantos post-it dispersos aquí y allá. De hacerlo así, difícilmente podremos saber con certeza qué clientes nos han pagado, cuáles no y qué es exactamente lo que cada cliente nos ha pagado…o no.
Para realizar un seguimiento de este tipo, es imprescindible utilizar un software de gestión específico para el sector, como pueda ser 4Visions manager, Translation Office 3000 de AIT o Translation Office Manager de Jovosoft, entre otros. En caso de algún problema de facturación, este software nos permitirá, además, mostrarle al cliente – de forma rápida y profesional – qué es lo que ha sucedido, así como resolverlo sin demora. Ya no hay excusa para el impago o la morosidad.
Facturación
A menos que los clientes, en sus convenios de colaboración o en sus condiciones contractuales estipulen lo contrario, debemos facturar inmediatamente tras la ejecución o la entrega de un trabajo. El trabajo y su ejecución aún estarán frescos en la mente del cliente y será más fácil que nos pague. Esto contribuye, además, a crear una imagen de eficacia (y de estar al tanto de los asuntos importantes [la economía de nuestra empresa]) en los clientes. Si se espera más tiempo, tal vez nos veamos obligados a refrescarles la memoria o, lo que es peor, podrían interpretarlo como un signo de que un pago tardío es una práctica permisible en nuestro negocio.
Debemos tener presente que lo último que desean los clientes son facturas abultadas. Por lo tanto, si sus convenios de colaboración o sus condiciones contractuales no permiten una facturación inmediata, será necesario acumular en una factura los importes de todos los servicios prestados durante el mes y asegurarnos de no acumular facturas pendientes de cobro. Los clientes están mucho más dispuestos a tramitar el pago de muchas facturas de importe reducido que una sola factura de mayor cuantía.
Cobrar es también una cuestión de «actitud». Si nos tomamos nuestro trabajo en serio, también nos tomarán en serio a la hora de pagar. Y, cuanto más en serio nos tomen, más probabilidades tendremos que nos paguen. Si somos serios en lo que hacemos, tendremos que invertir en nuestra imagen profesional y eso incluye la facturación. No se deben enviar nunca facturas escritas a mano o en un correo electrónico. Las facturas deben llevar siempre nuestro membrete profesional o el logotipo de la empresa y enviarse, bien sea en papel de la empresa por correo normal, o como archivos PDF adjuntos a un correo electrónico.
Por último, las facturas deben ser coherentes. No podemos facturar X euros por un trabajo un mes y, al mes siguiente, Y euros por el mismo trabajo. A los clientes, el ganar dinero les cuesta exactamente el mismo esfuerzo que a nosotros. Debemos asegurarnos de que nuestros clientes conozcan por adelantado nuestros precios y nuestros servicios. Si el cliente sabe exactamente qué cabe esperar de nuestros servicios (rapidez, calidad, valores añadidos…) por su dinero, pondrá menos objeciones a la hora de pagar nuestras facturas.
Formas de pago
Debemos intentar aceptar la mayor parte de formas de pago a nuestro alcance. Si sólo aceptamos transferencias bancarias y dinero en efectivo, nos encontraremos con algunos clientes que no querrán contratarnos. Aceptar medios de pago como PayPal o similares contribuirá también a que obtengamos algunos clientes adicionales y a que nos paguen más rápidamente. Evidentemente, esto reducirá nuestros ingresos a causa de los gastos de tramitación, pero estos gastos serán mínimos, si realmente nos pagan sin demora.
Pago adelantado
Antes de aceptar un trabajo de gran tamaño, debemos solicitar el pago por anticipado de un porcentaje del coste final y el pago fraccionado mensual del importe residual. Aunque esto no garantiza la correcta actuación del cliente en el futuro, al menos habremos cobrado por lo trabajado. La solicitud de un pago anticipado en un trabajo de envergadura, no sólo es perfectamente lícita, sino que le muestra al cliente nuestro compromiso con su encargo.
Profesionalidad/eficacia
Cuanto más profesionales seamos y más eficaces sean nuestros servicios, tanto más probabilidades tendremos de cobrar. Si nuestros servicios se demoran en exceso, o tenemos que revisar nuestros trabajos con asiduidad, no estaremos motivándoles para pagarnos. Sólo estaremos generándoles dudas: dudas acerca de nuestra capacidad para realizar nuestro trabajo con la excelencia requerida y dudas sobre si pagarnos por un trabajo que perciben como de «baja calidad». Y, lo que es peor, estaremos minando la posibilidad de que nos refiera a otros clientes.
Esto es evidente, pero no siempre se asume: no debemos proporcionar argumentos en nuestra contra a los clientes. Un error en nuestros servicios, por mínimo que sea, le proporcionará al cliente un argumento al que poder agarrarse con facilidad, si su intención es demorar el pago o no pagarnos.
…/…
Traducción en estado sólido 